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ペーパーレス会議を導入する際の注意点

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新しいことを導入する際には事前にいろいろな準備をしておかなくてはなりません。いきあたりばったりで始めるといろいろな問題が出てきてしまうのでクラウドを利用したペーパーレス会議を導入する際の注意点を紹介していきます。
まずクラウド型ペーパーレス会議の最大のメリットは紙資源の使用を減らすことで環境に優しくまたコストが削減できる事です。ですがその為に様々なシステムを導入し初期費用がかかります。なのでどのくらいのコストを削減できるか?また初期費用はいつごろ回収でいるかをきちんと計算しておきましょう。会社の規模によっては回収に時間がかかる場合もありその場合は導入を少し遅らせシステム導入にかかる値段が下がるのを待つのも1つの手です。
さらにクラウド型ペーパーレス会議はサーバを使い会議資料を共有するのでセキュリティが万全である事が大前提となります。そうでないと他社に情報が筒抜けとなる恐れがあるのでセキュリティの強化をしましょう。あとIT機器の知識が乏しく不慣れな社員でも使用出来るかがポイントとなります。IT機器が苦手な中年、定年間近な社員でも扱えないと会議効率が下がってしまいます。操作に不安がある社員に対しては講習会を開くといった準備も必要となります。

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