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ペーパーレス会議導入に必要なもの

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最近話題になっているのがクラウドを利用したペーパーレス会議というものです。これはどういうものでしょうか。今までの会議というのは紙による資料つまりペーパーを使って行っていました。何十人という人が出席する会議にはそれこそ膨大なペーパーをコピーし資料を準備する必要がありました。しかし、地球環境の観点からもさらには会社の経費削減という観点から見てもこうした会議は非常に損失とムダが多くなっているという現状です。そこで、今注目を集めているのがクラウドを型ペーパーレス会議です。
では、ペーパーレス会議を導入するためにはどのようなものが必要なのでしょうか。今日はそのためのいくつかのポイントを記したいと思います。
まず重要なのがタブレットです。クラウド型ペーパーレス会議ではタブレットに資料が表示されるようになります。資料のやりとり、コピー、保存などもタブレットを通して行われます。ですので、まずはタブレットを準備する必要があります。
そして、必要なのがネット環境です。とはいえ、おそらく今はどこの企業でもネット回線を引いているはずですので、無線LANでみながネットを使えるような環境を作っておく必要があります。
最後に重要なのが用いる資料のテンプレート、さらには報告や提出する際の様式、形式を決めておくということです。

ペーパーレス会議のメリット、デメリット

近年、クラウド型ペーパーレス会議という言葉を耳にする機会は昔に比べ多くなってきていると思います。私自身も実際にクラウドを利用したペーパーレス会議を経験したことがある1人です。まず、クラウド型ペーパーレス会議を行うことのメリットは何か、それは、紙を使用しないことによるコスト削減です。単純に紙代だけではなく、印刷代も削減することができます。
さらに、資料を保管する場所にも追われることはなくなり、スペースの無駄遣いをなくすこともできます。また、資料の印刷には時間を要するものが多々あります。その時間をも省くことが可能になります。こうして見てみるとメリットばかりのように感じるのですが、実はデメリットも存在しています。そのデメリットというのが、今まで紙の資料を使ってきて紙に慣れてしまっている人には、使いにくく、きちんとした情報が伝わらないということです。また、メモをしたいと不意に思ったときに、とっさに行動に移せないということもあります。
さらに、過去に紙でやっていた続きをペーパーレスにしようと思うと、紙で作った分までペーパーレスにしないといけない可能性も生まれてきます。こうしてみてみるとメリット、デメリット共に共感できることばかりで悩んでしまうと思います。しかし、その時その状況において使い分けることができてこそ、デメリットを減らすことができ、よりよい資料作成への近道となってくれるでしょう。

ペーパーレス会議は将来的にコストが減る

最初のうちは、クラウド型ペーパーレス会議をしていることでコストが逆に増えてしまうこともあります。会議の内容を残しておくことに苦労する点もあり、場合によっては負担が増えてしまいことも多々あります。しかし将来的にはコストが減ることも多くなっているので、クラウド型ペーパーレス会議を行うメリットはかなり大きいです。ただ紙を利用している場合と、これから紙を使わないで会議をすることになる場合では、大きな違いが生まれることになります。
初期費用は髪を使っている会議よりも明らかに高くなってしまうこともありますが、それでも将来的にはコストが削減されることとなり、思っていた以上に費用負担が減ってくれることもあります。将来のことを考えると、クラウド型ペーパーレス会議を採用することは非常にいいことであり、出来ることなら導入して価格面で楽をしたいところです。また残すことの出来るものや、紙を使わないことで何度も利用できるものも増えるので、繰り返して会議をすることも用意です。
昔の体質を変えることはかなり難しいとされていますが、クラウドを利用したペーパーレス会議に切り替えることで一気に変えられることも多々あります。コストが高いことは負担の高い会議になるので、より負担を軽減できる方法を活用することです。


将来的なコスト削減にもつながるクラウドペーパーレス会議を導入しませんか。今後の企業発展には当たり前ともなってくるクラウドペーパーレス会議は早いうちから導入しておくほうがいいでしょう。はじめは慣れないかもしれませんが、慣れてからの利便性とコストの削減度は素晴らしいものですので、ぜひ検討してみてください。

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